Politique de confidentialité de Solutions Marval
Version : 1.0
Date d’entrée en vigueur : 2 novembre 2026
Dernière mise à jour : 2 novembre 2026
Version anglaise : la version anglaise de la présente politique est également publiée. Les deux versions sont publiées sur ce site Web.
1. Résumé
Solutions Marval respecte la vie privée des personnes dont elle recueille, utilise ou traite les renseignements personnels.
En résumé :
- Nous ne recueillons que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires aux fins décrites dans la présente politique.
- Nous utilisons les renseignements personnels pour répondre aux demandes de renseignements, prendre des rendez-vous pour des consultations, fournir et appuyer nos services, administrer les comptes, améliorer la qualité et l’exactitude des services, respecter nos obligations légales et protéger nos systèmes.
- Nous utilisons des collègues d’intelligence artificielle, notamment une standardiste vocale à intelligence artificielle. Les personnes sont informées lorsqu’elles interagissent avec un système automatisé.
- Les appels traités par la standardiste vocale à intelligence artificielle sont enregistrés et transcrits aux fins de qualité et d’exactitude.
- Les données des clients, y compris les appels et les messages, ne sont pas utilisées pour développer ou améliorer un modèle d’intelligence artificielle, qu’il soit exploité par Solutions Marval ou par un tiers.
- Certains renseignements personnels sont traités à l’extérieur du Québec et à l’extérieur du Canada, notamment sur l’infrastructure Amazon Web Services aux États-Unis.
- Nous n’utilisons actuellement aucun outil d’analyse d’audience, pixel publicitaire ou traceur marketing sur notre site Web.
- Les personnes peuvent communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour demander l’accès à leurs renseignements personnels, leur correction, leur suppression ou leur portabilité, retirer leur consentement lorsque applicable, ou porter plainte en matière de protection des renseignements personnels.
2. Qui nous sommes
Solutions Marval est le nom commercial de 9492-6169 Québec inc., une société constituée au Québec. Pour les questions de protection des renseignements personnels, l’organisation responsable des renseignements personnels est :
Solutions Marval
9492-6169 Québec inc. Saint-Eustache (Québec) Canada Site Web : https://www.solutionsmarval.com/ Solutions Marval fournit des services d’opérations d’intelligence artificielle, d’automatisation, de collègues d’intelligence artificielle gérés et d’expérience client.
3. Responsable de la protection des renseignements personnels
Désignation publiée (titre seulement) :
Person in charge of the protection of personal information / Responsable de la protection des renseignements personnels
Soumettre une demande en matière de protection des renseignements personnels : Soumettre une demande
Une désignation écrite nommant le responsable de la protection des renseignements personnels est conservée à l’interne et est fournie sur demande à la Commission d’accès à l’information du Québec. Les demandes en matière de protection des renseignements personnels peuvent être soumises pour :
- poser des questions sur la présente politique;
- demander l’accès à des renseignements personnels;
- demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets;
- demander la suppression lorsque la loi le permet;
- retirer le consentement lorsque le consentement constitue le fondement juridique du traitement;
- demander la portabilité lorsque la loi le prévoit;
- porter plainte en matière de protection des renseignements personnels; ou
- poser des questions sur des renseignements personnels traités à l’extérieur du Québec ou du Canada. Avis au point de collecte (formulaires)
Pour chaque formulaire du site Web, un avis est fourni à côté du bouton de soumission et visible à l’écran avant que la personne ne soumette le formulaire. Les avis au point de collecte sont fournis en anglais et en français.
Avis du formulaire de contact et de prise de rendez-vous pour consultation :
Anglais :
“We’ll use your name, email address and message only to respond to your enquiry. See our Privacy Policy.” “We may use AI tools to help review and respond to your enquiry.”
Français :
“Nous utiliserons votre nom, votre adresse courriel et votre message uniquement pour répondre à votre demande. Consultez notre Politique de confidentialité.” “Nous pouvons avoir recours à des outils d’intelligence artificielle pour nous aider à examiner votre demande et à y répondre.”
Avis du formulaire de demande en matière de protection des renseignements personnels (placé à côté du bouton de soumission, en anglais et en français) :
Le formulaire de demande recueille le nom, l’adresse courriel, le type de demande et une description libre de la demande. La personne prend elle-même l’initiative de communiquer afin d’exercer un droit.
Anglais :
“We’ll use the information you provide to verify your identity and respond to your request, and we’ll keep a record of the request as required by law. See our Privacy Policy.”
Français :
“Nous utiliserons les renseignements que vous fournissez pour vérifier votre identité et répondre à votre demande, et nous conserverons un registre de la demande comme l’exige la loi. Consultez notre Politique de confidentialité.” Nous visons à répondre aux demandes d’accès, de correction et aux autres demandes relatives aux droits en matière de protection des renseignements personnels dans les 30 jours suivant la réception d’une demande complète. Lorsqu’une vérification d’identité ou des précisions sont requises, le délai de réponse peut être affecté, dans la mesure permise par la loi. Si la loi permet une prolongation ou exige des renseignements supplémentaires, nous l’expliquerons au demandeur.
4. Portée de la présente politique
La présente politique s’applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou autrement traités par Solutions Marval, lorsque ces renseignements personnels sont recueillis et contrôlés par 9492-6169 Québec inc. (la « Société »), par l’intermédiaire :
- de solutionsmarval.com;
- des formulaires de prise de rendez-vous pour consultation et de contact;
- des échanges de courriels;
- des appels téléphoniques traités par la standardiste vocale à intelligence artificielle;
- de l’intégration des clients et de l’administration des comptes; et
- de la prestation de services gérés aux clients. La présente politique vise deux grandes catégories de personnes.
4.1 Visiteurs du site Web et clients potentiels
Cette catégorie comprend les personnes qui :
- visitent notre site Web;
- soumettent un formulaire de contact ou de prise de rendez-vous pour consultation;
- téléphonent à Solutions Marval;
- correspondent avec nous par courriel;
- demandent des renseignements sur nos services; ou
- participent à une consultation ou à un processus de vente.
4.2 Personnes-ressources des clients et clients des clients
Cette catégorie comprend les personnes dont les renseignements sont traités pendant que Solutions Marval fournit des services à un client, notamment :
- les employés, représentants et entrepreneurs du client;
- les personnes dont les renseignements figurent dans les boîtes de réception, les calendriers ou les systèmes de service à la clientèle du client;
- les appelants qui communiquent avec un client par l’intermédiaire d’une standardiste vocale à intelligence artificielle gérée;
- les clients du client et ses clients potentiels; et
- les personnes dont les renseignements figurent dans le contenu, les billets, les enregistrements d’appels ou les autres documents du client. Pour les renseignements liés aux services fournis à un client, c’est généralement le client qui détermine les fins pour lesquelles les renseignements sont traités. Solutions Marval traite ces renseignements pour le compte du client et conformément à l’entente de services applicable, aux instructions et aux exigences en matière de protection des renseignements personnels. Les personnes dont les renseignements sont traités pour un client peuvent devoir adresser leurs demandes d’accès ou de correction à ce client d’abord. Nous aiderons raisonnablement le client et la personne, le cas échéant.
5. Qu’entend-on par renseignements personnels ?
Les renseignements personnels sont des renseignements concernant une personne physique identifiable, sous réserve des lois applicables. Ils peuvent comprendre le nom d’une personne, ses coordonnées, ses communications, les détails de son compte, des renseignements relatifs à un appel, des renseignements liés à l’emploi, ses préférences ou tout autre renseignement permettant de l’identifier directement ou indirectement. Les renseignements concernant une entreprise ou une société qui ne permettent pas d’identifier une personne ne constituent généralement pas des renseignements personnels. Toutefois, les coordonnées d’affaires peuvent constituer des renseignements personnels lorsqu’elles permettent d’identifier une personne.
6. Renseignements personnels que nous recueillons
Nous recueillons des renseignements selon le service utilisé et uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire à la fin visée.
6.1 Visiteurs du site Web et clients potentiels
Nous pouvons recueillir :
- le nom;
- l’adresse courriel professionnelle;
- le nom de l’entreprise ou de l’organisation;
- le numéro de téléphone;
- les détails du projet ou du service;
- les préférences de consultation;
- les renseignements fournis lors d’une consultation;
- les échanges de courriels et les pièces jointes;
- les renseignements fournis lors d’un appel téléphonique;
- les renseignements nécessaires pour répondre à une demande de renseignements; et
- les renseignements techniques standard recueillis par les serveurs Web. Champs du formulaire (formulaire de contact et de prise de rendez-vous du site Web) :
Le formulaire recueille exactement trois champs :
-
Nom (obligatoire);
-
Courriel (obligatoire); et
-
Message (obligatoire, zone de texte libre intitulée « What is on your plate? »). La validation côté navigateur des champs obligatoires et la validation native du format de l’adresse courriel s’appliquent. La validation côté serveur se limite à une vérification de champ non vide. Le formulaire ne comporte aucun champ caché, honeypot, capture d’UTM, case à cocher de consentement ni texte de reconnaissance. Le site Web n’écrit pas les soumissions de formulaire dans une base de données (le site n’a pas de base de données). Les soumissions sont acheminées sous forme d’avis de courriel de Marblism à
m.bran@solutionsmarval.com, contenant le nom, l’adresse courriel et le message, l’adresse courriel de l’expéditeur étant configurée comme adresse de réponse. Les renseignements techniques peuvent comprendre : -
l’adresse IP;
-
le type de navigateur;
-
le type d’appareil;
-
le système d’exploitation;
-
la préférence linguistique;
-
la date et l’heure de l’accès;
-
les pages visitées;
-
la page de provenance; et
-
les renseignements de base en matière de sécurité et de diagnostic.
6.2 Appels téléphoniques
Lorsqu’un appel est traité par la standardiste vocale à intelligence artificielle, nous pouvons recueillir :
- le nom de l’appelant;
- le numéro de téléphone, le cas échéant;
- l’entreprise ou l’organisation;
- la langue;
- le motif de l’appel;
- les renseignements fournis pendant l’appel;
- les détails du rendez-vous demandé;
- l’enregistrement de l’appel;
- la transcription de l’appel;
- les journaux d’appels;
- les renseignements de routage et d’interaction; et
- les métadonnées techniques connexes. Les appels peuvent contenir des renseignements personnels appartenant à l’appelant ou à d’autres personnes mentionnées pendant l’appel.
6.3 Personnes-ressources des clients et clients des clients
Lors de la prestation de services pour un client, nous pouvons traiter des renseignements contenus dans :
- les boîtes de réception et les courriels;
- les calendriers et les détails des rendez-vous;
- les billets de service à la clientèle;
- les enregistrements d’appels et les transcriptions;
- les noms et les coordonnées des clients;
- les renseignements sur les commandes, les retours ou les services;
- le contenu fourni aux fins de publication;
- les documents d’affaires;
- les notes internes; et
- tout autre renseignement mis à disposition par le client pour le service convenu. Les renseignements précis qui sont traités dépendent des systèmes du client, de ses instructions et des services choisis.
6.4 Renseignements que nous ne recueillons pas sciemment auprès de mineurs
Nos services s’adressent aux entreprises et aux utilisateurs commerciaux. Nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels auprès de mineurs. Si une personne croit qu’un mineur nous a transmis des renseignements personnels, elle peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.
7. Fins de la collecte et de l’utilisation
Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels aux fins suivantes :
- répondre aux demandes de renseignements;
- prendre et gérer les rendez-vous pour consultations;
- fournir l’hébergement et les services connexes;
- fournir des services de collègues d’intelligence artificielle gérés;
- appuyer les flux de travail de boîte de réception, de calendrier, de contenu, de service à la clientèle et de standardiste vocale;
- traiter les appels et les demandes des appelants;
- examiner la qualité et l’exactitude des services;
- configurer, surveiller et améliorer la prestation des services;
- administrer les comptes et les relations avec les clients;
- traiter les paiements et émettre les factures;
- tenir les documents d’affaires, fiscaux et comptables;
- respecter les obligations légales et réglementaires;
- détecter, enquêter sur et prévenir la fraude, l’usage abusif, les accès non autorisés ou les incidents de sécurité;
- maintenir, sécuriser et dépanner nos systèmes;
- communiquer des avis de service et des renseignements administratifs; et
- faire respecter nos ententes et protéger nos droits. Nous ne vendons pas, ne louons pas et n’échangeons pas de renseignements personnels. Nous n’utilisons pas de renseignements personnels à une fin sans lien avec les fins décrites dans la présente politique, à moins que :
- la personne donne un consentement valide;
- la fin soit raisonnablement attendue dans les circonstances;
- la loi permette ou exige cette utilisation; ou
- les renseignements aient été suffisamment dépersonnalisés ou anonymisés, dans la mesure permise par la loi. Lorsqu’une nouvelle fin exige un consentement, nous demanderons le consentement avant d’utiliser les renseignements à cette fin.
8. Consentement
Nous sollicitons le consentement lorsque la loi l’exige. Le consentement peut être exprès ou implicite uniquement lorsque la loi le permet et que les circonstances appuient cette approche. Lorsque des renseignements personnels sensibles sont en cause, ou lorsque la loi exige un consentement exprès, nous utiliserons un processus de consentement exprès approprié. Les demandes de consentement seront présentées séparément de renseignements sans lien, lorsque requis. La demande expliquera :
- les renseignements qui sont recueillis;
- les fins pour lesquelles ils seront utilisés;
- si la fourniture des renseignements est obligatoire ou facultative;
- les conséquences d’un refus ou d’un retrait du consentement; et
- toute communication pertinente à l’extérieur du Québec ou du Canada. Une personne peut retirer son consentement en tout temps lorsque le consentement constitue le fondement juridique du traitement. Le retrait n’a pas d’effet sur le traitement déjà effectué ni sur le traitement qui peut se poursuivre en vertu d’un autre fondement légal, tel qu’une obligation légale, un contrat, une fin de sécurité ou un litige. Le retrait peut affecter notre capacité à fournir un service.
9. Intelligence artificielle et traitement automatisé
Solutions Marval utilise des collègues d’intelligence artificielle pour exécuter une partie de ses services. Selon le service, ceux-ci peuvent comprendre :
- une standardiste vocale à intelligence artificielle qui répond aux appels téléphoniques;
- un assistant à intelligence artificielle qui traite le travail de boîte de réception et de calendrier;
- un assistant à intelligence artificielle qui rédige du contenu; et
- d’autres outils d’intelligence artificielle configurés et utilisés dans le cadre d’un périmètre de service convenu. Les personnes qui interagissent avec ces services sont en présence d’un système automatisé. Les appelants en sont informés au début de l’appel. Une personne peut demander à traiter avec un être humain. Les données des clients, y compris les appels et les messages, ne sont pas utilisées pour développer ou améliorer un modèle d’intelligence artificielle, qu’il soit exploité par Solutions Marval ou par un tiers. Les résultats générés par l’intelligence artificielle sont assujettis aux processus de configuration, de surveillance et de révision de Solutions Marval. Le traitement automatisé n’a pas pour but de produire des décisions ayant des effets juridiques ou d’une importance similaire à l’égard de personnes sans intervention humaine. Si Solutions Marval met en place un processus qui prend une décision à l’égard d’une personne fondée uniquement sur le traitement automatisé de renseignements personnels, nous fournirons les avis et la possibilité de révision exigés par les lois applicables. Cela peut comprendre des renseignements sur :
- les renseignements personnels utilisés;
- les principaux facteurs ou motifs en cause;
- l’effet de la décision; et
- le droit de la personne de présenter ses observations à une personne capable de réviser la décision.
10. Appels téléphoniques, enregistrement et transcriptions
Les appels entrants peuvent être traités par une standardiste vocale à intelligence artificielle. Lorsqu’un appel est connecté, la standardiste vocale à intelligence artificielle diffuse un avis l’identifiant comme un assistant à intelligence artificielle et indiquant que l’appel est enregistré aux fins de qualité et d’exactitude. L’enregistrement débute automatiquement au moment de la connexion de l’appel et ne peut pas être configuré pour débuter après l’avis. L’avis sera fourni en anglais ou en français selon l’interaction linguistique applicable.
Le message d’accueil prévu est :
“Thanks for calling [Business Name]. You’re speaking with Rachel, our AI assistant. This call is recorded for quality and accuracy so we can help you properly. How can I help?”
Message d’accueil en français :
« Merci d’appeler [Nom de l’entreprise]. Vous êtes en ligne avec Rachel, notre assistante virtuelle. Cet appel est enregistré aux fins de qualité et d’exactitude afin de bien vous aider. Comment puis-je vous aider? »
Les appels peuvent être enregistrés et transcrits aux fins suivantes :
- la révision de la qualité;
- la révision de l’exactitude;
- l’administration du service;
- la documentation des demandes des appelants;
- la gestion des rendez-vous et des rappels;
- la sécurité et le règlement des différends; et
- la conformité aux obligations légales. Les appels ne sont pas enregistrés ni utilisés pour le développement ou l’amélioration de modèles. Un appelant qui s’oppose à l’enregistrement peut demander d’être transféré à un être humain ou utiliser un autre moyen de contact disponible. Solutions Marval offrira une solution de rechange pertinente lorsque la loi l’exige et lorsqu’elle est disponible sur le plan opérationnel. Les enregistrements d’appels, les enregistrements sonores et les transcriptions peuvent contenir :
- les renseignements personnels de l’appelant;
- des renseignements concernant une autre personne mentionnée pendant l’appel;
- des renseignements appartenant à un client de Solutions Marval; et
- des renseignements concernant les clients du client. Les données d’appels sont conservées dans l’espace de travail (Workspace) applicable du client et sont supprimées dans les 30 jours suivant la désactivation de l’espace de travail, sauf si la conservation est exigée par la loi ou raisonnablement nécessaire pour établir, exercer ou défendre une réclamation juridique.
11. Communication à des fournisseurs de services et à d’autres parties
Solutions Marval peut communiquer des renseignements personnels à des fournisseurs de services qui ont besoin de ces renseignements pour fournir, sécuriser, maintenir ou appuyer les services.
Formulaires du site Web : destination et chaîne confirmées :
Tous les formulaires soumis sur le site Web sont acheminés à l’adresse courriel de l’entreprise m.bran@solutionsmarval.com, sous forme d’avis de courriel provenant de la plateforme hébergée (Marblism). Le courriel de notification contient le nom, l’adresse courriel et le message de l’expéditeur (le champ du message est intitulé « What is on your plate? »). L’adresse courriel de l’expéditeur est configurée comme adresse de réponse. Le site Web n’écrit pas les soumissions de formulaire dans une base de données (le site n’a pas de base de données). Par conséquent, Marblism fait partie de la chaîne de traitement des données des formulaires du site Web ainsi que des données d’appels. Google (Gmail) (le fournisseur de services de courriel de m.bran@solutionsmarval.com) reçoit également ces renseignements afin d’acheminer les messages.
Ces fournisseurs peuvent comprendre :
- la plateforme hébergée par laquelle les sites Web, les formulaires de site Web et les collègues d’intelligence artificielle sont fournis, et par laquelle le numéro de téléphone utilisé par la standardiste vocale à intelligence artificielle est fourni : Marblism;
- l’infrastructure Amazon Web Services utilisée pour le stockage ou le traitement, y compris l’infrastructure identifiée comme us-east-1;
- le fournisseur de services de courriel utilisé pour la correspondance d’affaires, y compris l’acheminement des notifications de formulaires du site Web, des notifications d’appels et de la correspondance à
m.bran@solutionsmarval.com: Google (Gmail); - les fournisseurs d’hébergement;
- les fournisseurs de paiement;
- les fournisseurs de prise de rendez-vous ou de planification de consultations; et
- les autres fournisseurs de services expressément retenus pour les services convenus. Détails des fournisseurs :
Les formulaires du site Web, les collègues d’intelligence artificielle, les espaces de travail, l’hébergement du site Web et le service téléphonique utilisé par la standardiste vocale à intelligence artificielle sont provisionnés et fournis par la plateforme hébergée Marblism. Le numéro de téléphone utilisé par la standardiste vocale à intelligence artificielle est provisionné par la plateforme par l’intermédiaire de Marblism. L’acheminement des courriels pour la correspondance d’affaires, les notifications de formulaires du site Web et les notifications d’appels est assuré par Google (Gmail). Le stockage et le traitement des données d’appels sont effectués sur l’infrastructure Amazon Web Services, notamment dans la région us-east-1. Solutions Marval n’utilise actuellement aucun fournisseur de traitement des paiements en ligne ni aucun fournisseur de prise de rendez-vous automatisée. Les paiements des clients sont reçus par des moyens tels que le virement bancaire, et la planification des consultations est gérée directement par Solutions Marval.
On s’attend à ce que les fournisseurs de services :
-
utilisent les renseignements personnels uniquement aux fins autorisées;
-
maintiennent la confidentialité;
-
appliquent des mesures de protection raisonnables;
-
aident à traiter les demandes et les incidents en matière de protection des renseignements personnels lorsque requis; et
-
respectent les obligations contractuelles en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité. Solutions Marval demeure responsable des renseignements personnels traités en son nom par des fournisseurs de services, sous réserve des lois applicables et des conditions régissant la relation de service. Nous ne communiquons pas autrement des renseignements personnels, à moins que :
-
la personne y consente;
-
la communication soit raisonnablement nécessaire pour fournir le service demandé;
-
la communication soit exigée ou autorisée par la loi;
-
la communication soit nécessaire pour protéger la sécurité d’une personne ou prévenir la fraude ou l’usage abusif; ou
-
la communication soit nécessaire pour établir, exercer ou défendre une réclamation juridique. Nous ne communiquons des renseignements à des autorités publiques que lorsque la loi l’exige ou l’autorise.
12. Traitement à l’extérieur du Québec et du Canada
Certains renseignements personnels sont traités et conservés à l’extérieur du Québec et à l’extérieur du Canada.
Selon les renseignements actuellement confirmés :
- les données d’appels sont conservées sur l’infrastructure Amazon Web Services aux États-Unis, notamment dans la région us-east-1;
- la plateforme hébergée (Marblism) traite des renseignements à l’extérieur du Canada; et
- le fournisseur de services de courriel (Google (Gmail)) traite des renseignements à l’extérieur du Canada. (La version anglaise de la présente politique, publiée parallèlement à la présente version française, énonce les mêmes renseignements en anglais.) Les renseignements qui peuvent être traités à l’extérieur du Québec ou du Canada comprennent :
- les noms et les coordonnées;
- les courriels et les pièces jointes;
- les enregistrements d’appels et les transcriptions;
- les journaux d’appels et les métadonnées connexes;
- les renseignements de rendez-vous et de calendrier;
- les renseignements de service à la clientèle;
- les renseignements techniques;
- les renseignements de compte et de facturation; et
- les autres contenus du client traités dans le périmètre de service convenu. Au point de collecte, les personnes seront informées que leurs renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment pour l’hébergement, le stockage, les télécommunications, le courriel, la sécurité et la prestation des services. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Solutions Marval évaluera si ces renseignements bénéficieront d’une protection adéquate. L’évaluation tiendra compte des éléments suivants :
- la sensibilité des renseignements;
- les fins pour lesquelles ils sont utilisés;
- la quantité et la répartition des renseignements;
- les mesures de protection appliquées;
- les protections contractuelles;
- le cadre juridique applicable dans le territoire de destination; et
- les autres risques pertinents. Solutions Marval ne communiquera pas de renseignements personnels à l’extérieur du Québec lorsque l’évaluation requise n’établit pas une protection adéquate, sauf si un autre fondement ou une autre exception légale s’applique. Analyse des facteurs relatifs à la vie privée :
Solutions Marval a réalisé et maintient une analyse des facteurs relatifs à la vie privée couvrant le traitement et la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec, y compris les constats, les mesures de maîtrise des risques et les mesures contractuelles appliquées. Une copie est disponible sur demande, sous réserve des limites de confidentialité et de sécurité. Les personnes peuvent communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir des renseignements généraux sur les mesures de protection appliquées à un transfert international ou interprovincial, sous réserve des limites de confidentialité et de sécurité.
13. Conservation et destruction
La présente section sur la conservation s’applique aux renseignements personnels recueillis et contrôlés par la Société. Solutions Marval conserve les renseignements personnels seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour les fins décrites dans la présente politique, pour respecter les exigences légales et comptables, ou pour établir, exercer ou défendre une réclamation juridique. Les différentes catégories de renseignements personnels sont conservées pendant des périodes différentes parce que des fondements légaux différents s’appliquent. Il n’y a pas là de contradiction : les dossiers de service ne sont conservés que le temps nécessaire à la relation de service et à sa fermeture (30 jours après l’annulation), tandis que les documents financiers et comptables sont conservés pendant la période exigée par les lois fiscales et sur les sociétés (6 ans). Lorsqu’un document relève de plus d’une catégorie, c’est la période de conservation la plus longue applicable qui s’applique. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, ils sont détruits ou anonymisés conformément aux lois applicables et à nos procédures de conservation.
13.1 Dossiers de service des clients et registres de service (confirmé)
Les dossiers de service des clients et les registres de service (y compris le contenu de l’espace de travail, la correspondance de service avec les clients, la configuration et les registres de service) sont conservés pendant 30 jours après l’annulation par le client, conformément à la période de grâce suivant la résiliation.
13.2 Règle de conservation de l’espace de travail (confirmée)
Le contenu d’un espace de travail (Workspace) de client, y compris les enregistrements d’appels, est supprimé dans les 30 jours suivant la désactivation de l’espace de travail, sauf si la conservation est exigée par la loi.
13.3 Documents financiers et comptables (6 ans)
Les factures, les registres de paiement, les documents comptables, les pièces justificatives et les documents fiscaux ne sont pas assujettis à la période de 30 jours. Ils sont conservés pendant six (6) ans, au motif que :
- la Loi de l’impôt sur le revenu (fédéral) exige que les documents et les pièces justificatives soient conservés pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent;
- la Loi sur l’administration fiscale du Québec exige que les registres et les pièces justificatives soient conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent; et
- la Loi sur les sociétés par actions du Québec exige qu’une société conserve ses documents comptables pendant six ans après la fin de l’exercice. Les documents sont détruits une fois la période applicable échue.
13.4 Documents de mission et réclamations contractuelles (délai de prescription)
Les Conditions de service signées et le bon de commande applicable, ainsi que les documents dont nous avons besoin pour établir ou défendre une réclamation contractuelle, sont conservés pendant le délai de prescription applicable. Ils ne sont pas supprimés 30 jours après l’annulation. Cela est nécessaire pour que le contrat, et les clauses qu’il contient sur les honoraires et la responsabilité, demeurent disponibles pendant la période au cours de laquelle une réclamation pourrait être faite ou défendue.
13.5 Autres périodes de conservation
Demandes d’inscription et de contact qui ne deviennent pas des clients (12 mois) :
Les renseignements liés à une demande d’inscription ou de contact qui ne devient pas un client sont conservés pendant douze (12) mois à compter de la date de la demande, après quoi ils sont automatiquement supprimés. La suppression sur demande peut également être disponible comme droit supplémentaire dans les circonstances appropriées. Toutefois, les demandes de suppression ne sont pas le mécanisme qui détermine cette période de 12 mois : la période de 12 mois s’applique automatiquement, peu importe toute demande. Si une demande de renseignements mène à une mission, elle cesse d’être une demande de renseignements et est conservée selon les catégories applicables aux clients (dossiers de service des clients et registres de service : 30 jours après l’annulation; documents financiers et comptables : six ans).
Documents de CRM et de prospects :
Solutions Marval ne tient pas de CRM ni de base de données de prospects, et aucun document de CRM ni de prospect n’est conservé.
13.6 Sauvegardes et suspensions de destruction (toutes catégories)
Lorsque la loi nous oblige à conserver un document pendant six ans, comme nos factures et nos documents comptables, nous le sauvegardons pendant six ans. Pour toutes les autres catégories, les sauvegardes sont conservées pendant au plus douze mois, et jamais plus longtemps que le document qu’elles protègent. Si des renseignements sont pertinents pour un litige, une plainte, une procédure judiciaire, un audit ou une demande réglementaire en cours, nous les conservons aussi longtemps que nécessaire à cette fin, même si la période standard est écoulée. La destruction est suspendue pour ces renseignements et reprend une fois la suspension levée. Les copies de sauvegarde sont préservées dans la même mesure.
14. Droits des personnes
Sous réserve des exceptions et des limites légales, les personnes peuvent exercer les droits suivants.
14.1 Droit d’être informé
Une personne a le droit de recevoir des renseignements clairs sur :
- les renseignements personnels recueillis;
- les fins de la collecte et de l’utilisation;
- les moyens de collecte;
- les catégories de personnes qui peuvent recevoir les renseignements;
- la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec ou du Canada;
- la période de conservation ou les critères applicables;
- les droits de la personne; et
- la façon de communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels. La présente politique fournit ces renseignements. Des avis supplémentaires peuvent apparaître au point de collecte.
14.2 Droit d’accès
Une personne peut demander si Solutions Marval détient des renseignements personnels la concernant et peut demander l’accès à ces renseignements.
Les demandes d’accès devraient préciser :
- le nom de la personne;
- les renseignements ou le compte en cause;
- la date ou le contexte approximatif de l’interaction; et
- le mode de réponse préféré. Nous pouvons demander les renseignements raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité et protéger contre une communication non autorisée.
14.3 Droit de rectification
Une personne peut demander la correction de renseignements personnels inexacts, incomplets ou périmés. Si nous avons communiqué les renseignements inexacts à une autre organisation, nous prendrons les mesures raisonnables exigées par la loi pour aviser le destinataire concerné de la correction.
14.4 Droit de retirer le consentement
Lorsque le traitement repose sur le consentement, une personne peut retirer son consentement en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait peut ne pas s’appliquer lorsque le traitement est autorisé ou exigé en vertu d’un autre fondement légal, notamment un contrat, des obligations légales, la sécurité, la prévention de la fraude ou des réclamations juridiques.
14.5 Droit à la suppression
Une personne peut demander la suppression de renseignements personnels dans les circonstances prévues par la loi, notamment lorsque :
- les renseignements ne sont plus nécessaires à la fin visée;
- le consentement a été retiré et aucun autre fondement légal ne s’applique;
- les renseignements ont été recueillis ou utilisés contrairement à la loi; ou
- un autre droit légal à la suppression s’applique. La demande peut être refusée lorsque la conservation est exigée ou autorisée par la loi, nécessaire pour établir ou défendre une réclamation juridique, requise à des fins comptables ou fiscales, ou assujettie à une autre exception légale.
14.6 Droit de faire cesser la diffusion ou de demander la désindexation
Une personne peut demander que Solutions Marval cesse de diffuser des renseignements personnels ou désindexe ou réindexe un hyperlien donnant accès à des renseignements la concernant, lorsque les circonstances et les exigences légales applicables à ce recours sont réunies. Nous évaluerons une telle demande en vertu des lois applicables, y compris la nature et la sensibilité des renseignements, les circonstances de la diffusion, l’exactitude des renseignements, les intérêts de la personne et toute obligation légale de conserver ou de publier ces renseignements.
14.7 Droit à la portabilité
Lorsque les lois applicables le prévoient, une personne peut demander les renseignements personnels informatisés la concernant qu’elle nous a fournis, dans un format structuré et d’usage technologique courant.
La portabilité ne comprend pas nécessairement :
- les renseignements créés ou déduits par Solutions Marval;
- les renseignements concernant une autre personne;
- les renseignements assujettis à des restrictions légales;
- les renseignements qui révéleraient des renseignements commerciaux confidentiels; ou
- les renseignements détenus uniquement pour le compte d’un client lorsque le client contrôle le document concerné. Nous évaluerons les demandes de portabilité en vertu des lois applicables et fournirons les renseignements dans un format juridiquement approprié lorsque requis.
14.8 Droit de porter plainte
Une personne peut porter plainte en matière de protection des renseignements personnels auprès du responsable de la protection des renseignements personnels. Une personne peut également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec :
Commission d’accès à l’information du Québec
Courriel : cai.communications@cai.gouv.qc.ca Téléphone : 1 888 528-7741 Bureau de Montréal : 2045, rue Stanley, bureau 900, Montréal (Québec) H3A 2V4 Bureau de Québec : 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 2.36, Québec (Québec) G1R 5S9 Site Web : https://www.cai.gouv.qc.ca Le dépôt d’une plainte auprès de Solutions Marval ne constitue pas une renonciation au droit de communiquer avec la Commission.
15. Comment présenter une demande ou une plainte
Les demandes, les retraits de consentement et les plaintes devraient être adressés à :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Marlon Bran, Fondateur Solutions Marval Courriel : m.bran@solutionsmarval.com Téléphone : +1 438 803 0373 Une adresse postale est fournie sur demande aux personnes qui souhaitent correspondre par écrit. Les demandes écrites reçoivent le même traitement que les demandes soumises par courriel ou par téléphone.
La demande devrait préciser :
- le droit exercé;
- les renseignements ou l’interaction en cause;
- la date ou la période approximative;
- le mode de réponse préféré; et
- tout renseignement justificatif pertinent. Nous pouvons demander une vérification d’identité avant de fournir des renseignements ou d’apporter un changement. Nous accuserons réception des plaintes et nous les examinerons. Nous communiquerons le résultat et toute mesure corrective, le cas échéant, sous réserve des restrictions de confidentialité et légales. Nous visons à fournir une réponse écrite dans les 30 jours suivant la réception d’une demande complète d’accès ou de rectification. Nous fournirons des motifs lorsque l’accès, la correction, la suppression, la portabilité ou une autre demande est refusée ou limitée.
16. Mesures de sécurité
Solutions Marval utilise des mesures de protection proportionnées à la sensibilité des renseignements et à la nature des services.
Ces mesures comprennent :
- le chiffrement en transit au moyen de TLS 1.2 ou d’une version ultérieure, lorsque pris en charge;
- le chiffrement au repos au moyen d’AES-256, lorsque pris en charge;
- l’accès limité aux personnes et aux systèmes qui en ont besoin;
- les contrôles d’authentification;
- la journalisation des vérifications;
- l’isolation au niveau de l’espace de travail (Workspace) visant à empêcher que les renseignements d’un client soient accessibles à un autre client;
- les procédures de surveillance et de réponse aux incidents;
- les obligations de confidentialité et de sécurité des fournisseurs de services; et
- les processus de manipulation et de suppression sécurisés. Aucune mesure de sécurité n’élimine tous les risques. Solutions Marval ne peut garantir une sécurité absolue, une disponibilité ininterrompue ni la sécurité des systèmes exploités par des tiers.
17. Incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité peut comprendre un accès, une utilisation, une communication, une perte ou un autre compromis non autorisé de renseignements personnels. Si Solutions Marval prend connaissance d’un incident de confidentialité, elle évaluera l’incident et prendra des mesures raisonnables pour :
- contenir et examiner l’incident;
- réduire le risque de préjudice;
- préserver les preuves pertinentes;
- aviser les fournisseurs de services ou les clients, le cas échéant;
- tenir les registres d’incidents requis; et
- aviser la Commission d’accès à l’information et les personnes touchées lorsque la loi l’exige, notamment lorsque l’incident présente un risque de préjudice grave. Les notifications fourniront les renseignements exigés par les lois applicables et seront faites sans délai déraisonnable lorsque requis.
18. Témoins (cookies) et renseignements techniques
18.1 Position actuelle du site Web
Le site Web n’utilise actuellement que des témoins (cookies) et des technologies similaires strictement nécessaires au fonctionnement du site Web, au maintien de la sécurité, à la mémorisation de paramètres essentiels ou à la fourniture d’un service technique demandé.
Le site Web n’utilise actuellement pas :
- d’outils d’analyse d’audience;
- de pixels publicitaires;
- de témoins de publicité comportementale;
- de traceurs marketing; ou
- d’autres technologies de suivi non essentielles. Les visiteurs peuvent également contrôler ou supprimer les témoins au moyen des paramètres de leur navigateur. La désactivation des témoins strictement nécessaires peut affecter le fonctionnement du site Web.
18.2 Technologies non essentielles futures
Si Solutions Marval introduit des outils d’analyse d’audience, des pixels publicitaires ou d’autres technologies de suivi non essentielles, la présente politique sera mise à jour avant ou au moment de l’activation de ces technologies, et un mécanisme de consentement aux témoins sera mis en place lorsque requis.
Le mécanisme de consentement expliquera :
- les types de technologies non essentielles utilisées;
- les fins pour lesquelles elles sont utilisées;
- les fournisseurs concernés;
- les renseignements recueillis;
- la période de conservation ou les critères applicables; et
- la façon de refuser ou de retirer le consentement. Il s’agit d’une disposition permanente qui continuera de s’appliquer même si aucune de ces technologies n’est actuellement utilisée.
19. Responsabilités des clients
Un client qui fournit à Solutions Marval des renseignements personnels pour la prestation de services est responsable de :
- s’assurer qu’il a le droit de fournir ces renseignements;
- fournir les avis appropriés à ses employés, à ses clients et aux autres personnes concernées;
- obtenir tout consentement exigé par la loi;
- fournir des instructions légales et documentées;
- décider de la durée de conservation des documents contrôlés par le client;
- répondre aux demandes adressées au client lorsque le client contrôle les renseignements; et
- traiter les enregistrements d’appels exportés, le contenu du client et les autres renseignements conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Solutions Marval aidera raisonnablement les clients à l’égard des demandes et des incidents en matière de protection des renseignements personnels, dans le périmètre de service convenu.
20. Modifications de la présente politique
Solutions Marval peut modifier la présente politique pour refléter :
- les changements de loi;
- les changements à nos services;
- les changements de technologie ou de fournisseurs de services;
- les changements dans la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués; ou
- les changements à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. La version à jour sera publiée à :
https://www.solutionsmarval.com/privacy Les modifications importantes seront publiées avec un numéro de version révisé et une date d’entrée en vigueur. Lorsque la loi l’exige, nous fournirons un avis supplémentaire ou obtiendrons le consentement.
21. Relation avec les Conditions de service
La présente politique s’applique parallèlement aux Conditions de service de Solutions Marval et à tout bon de commande ou description des travaux applicable. Si la présente politique est en conflit avec les Conditions de service sur une question concernant la protection des renseignements personnels, la présente politique prévaut. Pour les missions des clients, l’entente applicable avec le client peut imposer des exigences supplémentaires en matière de protection des renseignements personnels, de sécurité ou de traitement des données. Ces exigences s’appliqueront dans la mesure où elles sont compatibles avec les lois applicables.
Fin de la politique.